Кваліфікований секретар - права рука керівника, його незамінний помічники і, звичайно ж, обличчя фірми. Вважається, що це суто жіноча професія, проте секретарями можуть бути і чоловіки. Секретар зі знанням іноземних мов може працювати в українському представництві зарубіжної компанії, у спільному підприємстві або в українській організації, пов'язаній із зарубіжними партнерами.

Специфіка професії секретара:
Плюсы професії:

• Широкий круг знайомств,
• Повна і достовірна інформація про справи фірми,
• Придбання навиків спілкування і роботи з фахівцями різних сфер діяльності і посад,
• Досвід організаторської діяльності,
• Робота стабільна і не припускає великого фізичного навантаження,
• Можна суміщати з навчанням,
• Обличчя компанії.

Мінуси професії:

• Ненормований робочий день (приходити на роботу раніше шефа, а йти пізніше),
• Не завжди є можливість реалізуватися,
• Якщо фірма невелика, може стати нудно від недоліку роботи,
• Працедавець може негативно віднестися до того, що ти робиш домашнє завдання на робочому місці,
• Завжди добре виглядати, незалежно від обставин.

Де працює Секретар:
Секретар сьогодні потрібний практично в кожній організації.

Особисті якості:
Специфіка роботи секретаря - численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. А тому доброзичливість, комунікабельність і культура спілкування (делікатність і тактовність) для секретаря просто незамінні. У будь-якої людини, після спілкування з секретарем повинне залишитися відчуття, що фірма зробить все можливе, щоб вирішити його проблему.

Важливим умінням для секретаря є здатність організувати своє робоче місце і час. Запізнення абсолютно не допустимі для людей цієї професії. Це стосується як часу приходу на роботу, так і своєчасності підготовки документів і доповіді їх керівникові. Також сюди можна віднести професіоналізм, відповідальність, дипломатичність і хорошу пам'ять.

Скільки отримує Секретар?
В майбутньому секретар може стати секретарем-референтом, офіс-менеджером, а в деяких випадках і виконавчим директором.

Як стати секретарем?
Сьогодні вимоги до рівня знань людей цієї професії постійно підвищуються, і все частіше працедавці хочуть бачити своїх секретарів з вищою освітою. Крім того, слід знати комп'ютер на рівні користувача і основи діловодства. Безперечним плюсом буде знання іноземної мови. 
http://www.google.com.ua/search?q=%D1%81%D0%B5%D0%BA%D1%80%D0%B5%D1%82%D0%B0%D1%80%D1%8C&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ei=HWe3Ua2sN4ebO4aygLgD&ved=0CEkQsAQ&biw=1024&bih=624#facrc=_&imgrc=GOEdWRISopW0PM%3A%3BaXpR2VHjEuh6qM%3Bhttp%253A%252F%252Fworkready.ru%252Fwp-content%252Fuploads%252F2008%252F12%252F121.jpg%3Bhttp%253A%252F%252Fworkready.ru%252F%3B640%3B427

              Секрета́р (фр. secretaire, від лат. secretarius — учасник таємних нарад)

1.                                                                                                                                                                  Службовець
, що відає листуванням установи, організації або окремої особи.

1. Особа, що веде протокол зборів, наради, засідання.

1. Виборний керівник партійної або іншої громадської організації чи їхнього керівного органу.

1. Особа, що керує поточною роботою наукової установи, редколегії тощо (вчений секретар, відповідальний секретар)

1. Особа, що очолює орган міжнародної організації. Див. також Статс-секретар.

• Губернський секретар

• Генеральний секретар ООН

• Державний секретар США

• Генеральний секретар ЦК КПРС

• Секретар місцевої ради
 в Україні

• Секретар судового засідання

• Секретаріат Президента

                                                          СЕКРЕТАР-РЕФЕРЕНТ

Секретар-референт - офісний працівник з широким колом обов'язків від прийому телефонних дзвінків (ресепшіоніст) до помічника керівника (особистий секретар). Від сучасного секретаря-референта зазвичай потрібно навик роботи з персональним комп'ютером, знання іноземних мов, комунікабельність, культура спілкування, пунктуальність і акуратність.

Міф 1. Секретарю не потрібно великого розуму та здібностей. Тобто їм може стати кожен.

Насправді. Так, дійсно, щоб працювати секретарем, не обов'язково мати вищу освіту, іноді достатньо закінчити спеціалізовані курси або отримати диплом про закінчення коледжу, технікуму, де викладають діловодство. Проте психологи стверджують, що розум людини - не тільки всім відомий показник IQ, а й так званим «емоційний інтелект». Цей термін не так давно ввів один американський учений, що спеціалізується в області психології. Під терміном мається на увазі вміння особистості тонко відчувати і правильно реагувати на поведінку оточуючих. Іншими словами, таких індивідів можна поетично назвати «знавцями людських душ» або «мудрими в науці життя». Щоб добре розбиратися в цій науці, зовсім не обов'язково мати купу дипломів про вищу освіту, потрібно просто вміти спостерігати. Вдається це далеко не кожному, іноді найрозумніші і не один раз «дипломовані» люди в повсякденному житті і в плані побудови відносин з оточуючими виявляються, м'яко кажучи, не на висоті.

Хороший секретар має дуже високий рівень «емоційного інтелекту», чудово розбирається в людях, дуже тактичне і відповідальна. Погодьтеся, при всьому бажанні такої людини «нерозумних» назвати не можна.

СЕКРЕТАР
рос. секретарь
1. Посадова особа, службовець, що відає кореспонденцією (листуванням) установи, організації або окремої офіційної особи. 2. Особа, що веде протокол зборів, засідань, нарад. 3. Виборний керівник деяких партій, громадських організацій. 4. Особа, що представляє виконавчу владу громадського об'єднання (напр., виконавчий С., відповідальний С.). 5. Особа, що керує поточною роботою наукової установи, друкованого органу.

1. Професійна майстерність.
Ця якість має на увазі володіння комплексом професійних знань, умінь і навичок, передбачених кваліфікаційною характеристикою: уміння стенографувати, друкувати на пишучій машинці, знання основ роботи з документами, правил орфографії й пунктуації і т.п.2. Ініціативність.
Секретар, повинний виявляти самостійність і ініціативу в рішенні питань своєї компетенції, не чекаючи спеціальних указівок керівника. Однак, приймаючи те чи інше рішення, секретар повинний бути упевнений, що воно піде на користь справі, не буде передчасним чи помилковим.3. Організованість.
Уміння організувати своє робоче місце, раціонально спланувати розподіл обов'язків за часом, забезпечити своєчасне виконання щоденних операцій.4. Відповідальність.
Секретар, повинний бути готов прийняти на себе відповідальність по задачах, поставлених керівником, особливо в межах своєї компетенції. Ця якість виробляється, як правило, із досвідом роботи. Керівник, повинний бути упевнений у тім, що його секретар може працювати самостійно і здатний грамотно вирішувати такі питання, як оформлення й складання документів, розшифровка стенограм і піктограм, оповіщення учасників нарад і т.п. 
5. Пунктуальність.
Уміння не тільки правильно спланувати захід, але і строго виконувати їх у встановлений час. Неприпустимі запізнення секретаря, як на роботу, так і на ділові зустрічі, наради, засідання. Пунктуальність повинна виявлятися й у своєчасності підготовки документів, доповіді їхньому керівнику.6. Поінформованість.
Секретар, повинний добре орієнтуватися в питаннях того напрямку діяльності, у якому працює його керівник і заснування в цілому, знати положення справ і стан рішення питань у галузі, останні досягнення й проблеми; бути в курсі подій, що відбуваються в підрозділі й заснуванні.7. Дипломатичність, уміння зберігати службову таємницю.
При рішенні різних питань: підготовці документів, бесіді з відвідувачами і по телефону - використовувати тільки фактичну, строго перевірену інформацію. Неприпустимо розголошувати інформацію, що має секретний характер, а також інформацію, що хоча і вірна, але може завдати шкоди чи справі окремим обличчям. Секретар, повинний бути тактовний, ввічливий і доброзичливий зі співрозмовником, незалежно від особистого відношення до нього. Насамперед, потрібно думати про справу і намагатися зробити його максимально добре в межах можливого. Потрібно правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших співробітників.8. Гарна пам'ять.
Ця якість забезпечується секретарем не тільки за рахунок розвитку своїх здібностей, запам'ятовуючи інформації, але і за рахунок раціонального використання можливостей сучасної оргтехніки і довідково-інформаційного апарата. У сучасній науці є цілий ряд рекомендацій з розвитку зорової й слухової пам'яті. Добре відомі такі прийоми, як підкреслення основних слів тексту, виділення головної думки й опорних моментів тексту, запам'ятовування їх шляхом кількаразового повторення: допомагають секретарю в розвитку пам'яті і різні картотеки, довідники і т.п.9. Відданість роботі.
Любов до обраної професії, розуміння її важливості, прагнення до постійного удосконалювання професійної майстерності – необхідна умова того, щоб стати не просто кваліфікаційним виконавцем, а сьогоденням секретарем, першим помічником керівника.
Для того щоб виробити й розвити названі ділові якості, секретарю потрібно виховувати в собі і цілий ряд особистих якостей. Більшість із цих якостей закладається в людині вихованням у родині в школі. У залежності від отриманого виховання ступінь їхнього розвитку в різних людей різна, багато чого тут визначається індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системи. Які ж особисті якості важливо мати секретарю керівника? На це питання існує багато різних думок, оскільки немаловажним фактором є ще і сумісність, тобто можливість успішної спільної роботи двох особистостей – секретаря й керівника. Виділимо найбільш істотні якості, необхідні секретарю.

10. Інтелігентність.
Ця якість має на увазі здатність і уміння секретаря тактовно, чемно вести бесіду; стримувати і не виявляти негативні емоції; дотримувати прийняті в нашому суспільстві норми поведінки й спілкування; стежити за культурою свого зовнішнього вигляду і робочого місця.11. Працьовитість.
Ця якість виробляється в людині з дитячих років. Однак це не виходить, що якщо воно не виховано в дитинстві, то неможливо виробити його в собі. Будучи вже дорослою людиною. Привчити себе виконувати потрібну для справи роботу одночасно. З гарною якістю, не звертаючи увагу на власне небажання, трудиться, нелегко, але цілком під силу кожному, що поставили перед собою таку мету. Виховання працьовитості – необхідна якість кожної людини незалежно від того, яку посаду він займає, на якій ділянці працює.
Секретар, повинний обов'язково виконувати ту роботу, результати якої важливі для рішення тих чи інших задач. Якщо обіцяв виконати що-небудь, необхідно стримати слово. Навіть якщо результат буде небажаний, у секретаря повинна бути впевненість, що він зробив усе від нього залежне. Не слід перекладати на інших співробітників свої обов'язки для того, щоб уникнути відповідальності, перекласти провину на іншу людину, за невиконану чи погано виконану роботу.

                                            Секретар

                                                                  ДІЛОВІ Й ОСОБИСТІ ЯКОСТІ СЕКРЕТАРЯ.Трохи з історії.
Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотаріуси.
А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.Можливості секретаря-референта.
Секретар - це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день, керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно й продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити зі скрутних ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.
Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації,
правильно, чітко й оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.Основні функції секретаря.
Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:
·знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
·знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;
·знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванню і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги.
Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:
·мати професійний імідж;
·добре володіти мовою й письмом;
·володіти хорошою пам'яттю;
·добре орієнтуватися у часі;
·тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
·уміти красиво оформляти звіти, вести ділове листування керівника;
·освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;
·бути енергійним, проявляти ініціативу;
·швидко знаходити взаєморозуміння з колегами й клієнтами;
·підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
·контролювати фінанси офісу;
·бути обачним уконфіденційних, делікатних питаннях фірми.Класифікація секретарів.
Є декілька позицій, які займають секретарі:
RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати й проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися й акуратність.
На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.
Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.
Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на українській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості . Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але й ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости із секретаря в менеджери…
Специфіка й складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, у створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Обов'язки.
Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:
·облік, реєстрація, розгляд і підготовка надходжуючої кореспонденції для доповіді керівництву;
·оформлення (у тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п.;
·підготовка по вказівці керівника й узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;
·оформлення протоколів розсилок виписок із них;
·аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками й пропозиціями по них;
·підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;
·прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
·організація прийомів відвідувачів;
·прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання йу внутрішній архів фірми.
Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню.